Vorwort von Heiner Küpper:
Dies ist das dritte Rechtsgutachten, das das renommierte Lorenz-von-Stein-Institut für Verwaltungswissenschaften an der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel auf Bitte der Deutschen Post angefertigt hat. Das erste Gutachten beantwortet am Beispiel der allgemeinen Verwaltung grundsätzliche Rechtsfragen, die sich bei der Einführung des E-POSTBRIEFS im öffentlichen Sektor stellen. Das zweite Gutachten vertiefte diese Überlegungen an den Beispielen der Sozialverwaltung und der Steuerverwaltung sowie hinsichtlich der besonderen Verpflichtungen von Berufsgeheimnisträgern im öffentlichen Dienst und darüber hinaus. Beide Gutachten sind allgemein verfügbar, nämlich in der Reihe der „Schriften zur Modernisierung von Staat und Verwaltung“ erschienen und zudem von der Homepage des Instituts als PDF-Datei herunter zu laden (www.lvstein.uni-kiel.de).
Das dritte Gutachten, das Sie hier in Händen halten oder auf dem Bildschirm betrachten, geht der Frage nach, welche besonderen Rechtsfragen beim Einsatz des E-POSTBRIEFS sich womöglich für die kommunale Aufgabenerledigung stellen. Die kommunale Verwaltung hat von allen staatlichen Ebenen die meisten Bürgerkontakte, sie setzt auch die meisten elektronischen Formulare ein. Die Gutachter prüfen die Rechtsfragen rund um den E-POSTBRIEF zunächst anhand eines „prototypischen“ Verwaltungsverfahrens mit seinen einzelnen Schritten, um sodann Einsatzgebiete zu untersuchen, die einen Querschnittscharakter aufweisen, aber zugleich auch hohe Fallzahlen. Das gilt exemplarisch für Ordnungswidrigkeiten, Kommunalabgaben und Beteiligungsprozesse. Das Gutachten enthält außerdem für eine Vielzahl unterschiedlicher Sachgebiete komprimierte Einzelprüfungen. So kann jeder schnell erkennen, ob für seine kommunale Aufgabenerledigung der E-POSTBRIEF rechtlich zulässig ist.
Das Rechtsgutachten kommt für die kommunalen Fachverfahren zu differenzierten Ergebnissen. Für zahlreiche Verfahrensschritte bietet sich danach ein Einsatz des EPOSTBRIEFS zur Vereinfachung und Verbesserung der Arbeitsabläufe an und selbst in den Fällen, in denen eine komplett elektronische Abwicklung heute noch nicht möglich ist, könne er eine „begleitende Funktion“ wahrnehmen. Was das heißt, ist im Text ausführlich beschrieben.
Der E-POSTBRIEF kann auch deshalb den Übergang von der analogen in die digitale Welt beschleunigen, weil er durch seine hybride Variante garantiert, dass die Verwaltung ab sofort jeden über diesen Kanal erreichen kann. Bis die überwiegende Anzahl der Bürgerinnen und Bürger über einen sicheren elektronischen Briefkasten verfügt, dürfte es nämlich noch etliche Jahre dauern. In dieser Übergangsphase ist die hybride Variante enorm wichtig.
Zusammen ergeben die drei Gutachten ein wichtiges Kompendium für alle Rechtsfragen bei der Ablösung der papierenen Kommunikation durch die elektronische Geleitwort VI Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung. Eine durchgehende Digitalisierung der Arbeitsprozesse bietet große Chancen für eine Optimierung dieser Prozesse mit geringeren Kosten des laufenden Betriebes. In Zeiten knapper Kassen und einer von allen gewollten Schuldenbremse sollte das kein geringer Anreiz sein, sich dem Neuen zu stellen.
Beim Übergang von einem Medium zu einem anderen werden viele Fragen, die wir längst juristisch und pragmatisch beantwortet hatten, noch einmal ganz grundsätzlich diskutiert. Das ist durchaus normal und vermutlich unvermeidlich. An die elektronische Kommunikation weitaus höhere Anforderungen zu stellen als an bisherige Formen, was zum Beispiel die Verbindlichkeit und die Vertraulichkeit, die Schriftform oder die Sicherheit angeht, wäre jedoch nicht vernünftig. Und wir wären auch nicht gut beraten, jahrelang zu diskutieren, bis irgendwann Gerichte entscheiden, ob eine bestimmte Form der Kommunikation mit Behörden zulässig ist oder nicht. Insofern sollen die drei Gutachten, indem sie Antworten liefern, auch dabei helfen, schneller zu Klärungen, zu Ergebnissen, zu Entscheidungen zu kommen. Wenn sie dazu einen Beitrag leisten, hätten sie ihren Zweck erfüllt.
Franziska Brackmann, Sönke E. Schulz, Jakob Tischer und Thomas Warnecke haben – in wissenschaftlicher Unabhängigkeit – wiederum hervorragende Arbeit geleistet. Dafür gilt ihnen unser Dank. Der Vorstand des Lorenz-von-Stein-Instituts hat zugestimmt, auch dieses Gutachten in die Schriftenreihe des Instituts aufzunehmen. Darüber freuen wir uns. An einer breiten öffentlichen Diskussion der Erkenntnisse müssen alle Interesse haben, denen die Modernisierung von Staat und Verwaltung ein Anliegen ist.
Weitere Gutachten in dieser Form sind zur Zeit nicht geplant. Jetzt sind die Entscheider in der öffentlichen Verwaltung gefragt und in einigen Fällen auch der Gesetzgeber. In diesem Sinne wünsche ich dem Gutachten viele interessierte Leser nicht nur in den kommunalen Verwaltungen.
Heiner Küpper
Senior Vice President
Deutsche Post AG
Stadtdirektor a.D.
Bonn, im Februar 2012