In gemeinsamer Initiative mit dem Niedersächsischen Städteund Gemeindebund. der Deutschen Post und b.i.t.consult haben die Samtgemeinde Jesteburg (10.360 Einwohner) sowie die Gemeinden Neu Wulmstorf (21339 EW) und Seevetal (41.435 EW) ihre Dokumentenlogistik einer eingehenden Analyse unterzogen.
Dabei wurden die jeweiligen Mengengerüste im Posteingang und Postausgang. die technischen und organisatorischen Vorraussetzungen für ein Digitales Schriftgutmanagement sowie der Umgang mit den Dokumenten während der Vorgangsbearbeitung untersucht. Die Ergebnisse zeigen. dass vielfältige Handlungsmöglichkeiten bestehen. um das Schriftgutmanagement in den Verwaltungen zu optimieren und so mehr Effizienz mit gleichen Ressourcen zu erreichen. Gerade für kleine Kommunen ist ein effektives Schriftgutmanagement von hoher Bedeutung. Denn diese haben laut der Untersuchung ein im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl überproportionales Schriftgutvolumen. So kommen in den Gemeinden Neu Wulmstorf und Seevetal jährlich 218 beziehungsweise 301 Posteingänge und 301 und 367 Postausgänge auf eine Vollzeitstelle. In der kleinsten Gemeinde Jesteburg sind es dagegen 1168 Postein- und 1713 Postausgänge pro Jahr und Stelle.
DSM hilft. diese Belastungen gerade in kleinen Verwaltungen zu reduzieren. Nach der Mengenerfassung ordnete die Analyse die ein- und ausgehende Post zur besseren Vergleichbarkeit einzelnen Produktkategorien zu. Dazu wurde ein Referenzproduktplan mit 116 Produkten in 45 Gruppen und 12 übergeordneten Produktbereichen erstellt. Resultat der Zuordnung: 62 Prozent des Posteingangs und 73 Prozent des Postausgangs entfallen auf nur fünf Produktbereiche. Diese sind aufgrund der Fallzahlen besonders geeignet. Da so möglichst schnell spürbare Entlastungen erzielt werden können.