Vom Papier zum Pixel - Der Weg zur digitalen Verwaltung
Elektronische Kommunikationsmedien in Städten und Gemeinden tragen entscheidend dazu bei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu sparen. Insbesondere für Kommunen ist diese Entwicklung bedeutsam, da die große Mehrheit der kommunalen logistischen Prozesse den Austausch von Informationen sowohl intern, als auch extern mit Bürgern oder Unternehmen betrifft. Von besonderer Relevanz ist außerdem der Beitrag zur Verbesserung des Bürgerservice durch sichere, schnellere und umfassendere Kommunikationsangebote.
Die neuen Medien verlangen jedoch die Anpassung und Neuerung von Strukturen und Prozessen. Mit der Implementierung digitaler Verwaltungsabläufe sind daher weiterhin zahlreiche Fragen verbunden: Welche Anwendungen existieren bereits? Welche technischen Voraussetzungen müssen bei Bürgern und Verwaltungsmitarbeitern erfüllt sein? Was gilt es im Hinblick auf den Datenschutz und die Aufbewahrungsfristen zu beachten? Welche Bedeutung hat die Standardisierung von Verfahren für die interkommunale Zusammenarbeit?
Der Begriff der digitalen Verwaltung ist äußerst facettenreich und lässt sich nicht unter einige zentrale Punkte subsumieren. Obwohl eine einheitliche und umfassende Definition fehlt, lassen sich dennoch wesentliche kommunalrelevante Handlungsfelder benennen. (Fortsetzung s. u.)
Video-Beitrag zur DStGB-Lounge "Vom Papier zum Pixel - Der Weg zur digitalen Verwaltung" beim Sparkassen-Verband Westfalen-Lippe in Münster:
Einerseits kann der verbesserte Arbeitsablauf und der damit verbundene Bürgerservice hervorgehoben werden. Durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse entsteht eine „Win-Win Situation“: Städte und Gemeinden arbeiten effizienter und sparen Kosten. Was früher zeit- und kostenintensive Arbeitsschritte in der Verwaltung ausgelöst hat, kann medienbruchfrei und elektronisch abgewickelt werden. Dies wiederum kommt den Bürgerinnen und Bürgern zugute, da die Dienstleistungen der Kommunen preiswerter werden und sich die Bearbeitungszeiten verkürzen. Die Arbeitsteilung zwischen Kommune und Bürgerschaft wird neu definiert werden: Der Bürger kommt nicht zur Verwaltung, sondern die Verwaltung zum Bürger.
Auch ergeben sich im Rahmen digitalisierter Verwaltungsverfahren gänzlich neue Optionen für interkommunale Kooperationen. Mittels einer Zusammenführung und Abstimmung von elektronischen Fach- und Verwaltungsverfahren können wesentliche Potentiale erschlossen werden. Zentrale Verwaltungsdienste wie die Buchhaltung, die Lohnabrechnung oder die Personalverwaltung können darüber auch mit weiter entfernten Kommunen gebündelt werden. Diese Synergie- und Effizienzeffekte der shared services machen sich die beteiligten Kommunen zunutze. Zahlreiche bereits bestehende Praxisanwendungen zwischen Kommunen beweisen dies.
Von zentraler Bedeutung bei dem digitalen Austausch von Informationen ist die sichere, verbindliche und vertrauliche Übermittlung. Einfacher Informationsaustausch, der nicht rechtsverbindlich ist, findet dabei auch heute schon vielfach per E-Mail oder anderen digitalen Informationsmedien statt. Rechtsverbindlich können auf diesem Wege Informationen bisher allerdings nur schwer ausgetauscht werden. Wichtiger Baustein der Digitalisierung des Schriftverkehrs stellen elektronische Versandlösungen wie der „E-Postbrief“ der Deutschen Post AG. Darüber wird das Senden von wichtigen Daten und Dokumenten wie zum Beispiel Verträgen oder Antragsverfahren möglich.
Digitales Schriftgutmanagment eröffnet auf diesem Feld ebenso große Möglichkeiten. Beispielhaft anführen lässt sich das Modellprojekt „Digitale Postbearbeitung“, das in Kooperation mit der Deutschen Post AG in den Städten Soest und Lippstadt sowie dem Märkischen Kreis durchgeführt wurde. Im Rahmen dessen wurden gemeinschaftlich organisatorische und technische Lösungen für die gemeinsame Abwicklung des Postein- und ausgangs der beteiligten Kommunen in digitaler Form entwickelt. Im Kern ging es darum, die Optimierungspotenziale des digitalen Schriftverkehrs zu identifizieren. Rund 60 Prozent der Prozesskosten können kommunale Verwaltungen mit Digitalem Schriftgutmanagement einsparen, ergab die entsprechende Studie im Kreis Soest. Voraussetzung dafür: Die eingesetzten technischen Instrumente stellen keine Insellösung dar, sondern sind in vollektronische Prozesse integriert.
Der Deutsche Städte- und Gemeindebund (DStGB) greift das Zukunftsthema digitale Verwaltung im Rahmen von mehreren DStGB-Lounges, die im Jahr 2013 in ganz Deutschland stattfinden, auf. Unter dem Titel „Vom Papier zum Pixel - Der Weg zur digitalen Verwaltung“ stehen bei den Nachmittagsveranstaltungen Informationen und Diskussionen rund um die Bereiche der elektronischen Verwaltungsmodernisierung im Fokus.
Die nächste Veranstaltung findet am 10. April 2013 in Oldenburg statt. Weiter Informationen und Anmeldung finden sich hier....